In Teams geht es nicht nur um Aufgaben und Zeitpläne. Sie sind Ökosysteme, die von Beziehung und Verständnis leben. Und für Manager, Führungskräfte oder jeden, der das Schiff steuert, ist es entscheidend, seine Mannschaft zu kennen.
Aber Meetings sind nicht jedermanns Sache, vor allem nicht, wenn es sich um Einzelgespräche handelt.
Wie kann man also Dialoge anregen, die Tiefe, Einsicht, Echtheit und Verbindung schaffen? Das ist die Kunst der Check-in-Fragen.
Für alle, die Meetings in Schmelztiegel von Erkenntnissen verwandeln wollen, für alle, die ihr Team über die Tabellenkalkulation hinaus kennenlernen wollen, ist dieses Toolkit genau das Richtige.
🗣️ Worüber spricht man bei einem Check-in?
Die Durchführung von Check-Ins ist eine hervorragende Gelegenheit, um sich auf den neuesten Stand zu bringen und mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten.
Die Gespräche können sich auf den Aufbau von Beziehungen zu Kollegen, den Austausch von Projekt-Updates oder -fortschritten, die Überprüfung von Zielen und Vorgaben, die Berichterstattung über die Leistung der Mitarbeiter und das Angebot von Unterstützung bei Bedarf erstrecken.
"Ein Manager ist dazu da, Hindernisse aus dem Weg zu räumen und den Teammitgliedern zum Erfolg zu verhelfen. Daher sollte der Hauptzweck eines persönlichen Treffens darin bestehen, aufzuzeigen, was im Weg steht, bei der Suche nach einer Lösung zu helfen und sich zu vergewissern, dass frühere Hindernisse aus dem Weg geräumt wurden." Henry O'Loughlin von Buildremote.
📅 C heck-in-Fragen für wöchentliche Treffen
Die Vorbereitung von Check-in-Fragen für wöchentliche Besprechungen kann eine gute Möglichkeit sein, die Prioritäten des Teams und die Rückschläge der vergangenen Woche einzuschätzen und die Erwartungen für die kommende Woche festzulegen.
Wenn Sie Einzelgespräche mit Ihren Teammitgliedern führen, ist es wichtig, dass Sie über deren aktuelle Arbeitsbelastung sprechen, damit Sie bei Bedarf Unterstützung anbieten können.
Ihre Check-in-Fragen für wöchentliche Treffen können folgende sein:
Die Zusammenfassung der Vorwoche:
- Welche Prioritäten haben Sie und Ihr Team in der vergangenen Woche gesetzt?
- Auf welche Errungenschaften der vergangenen Woche sind Sie besonders stolz?
- Welche konkrete Aufgabe hat Sie in der letzten Woche beschäftigt?
- Auf welche Herausforderungen und Rückschläge sind Sie gestoßen? Wenn nicht, welche potenziellen Risiken sehen Sie, die Ihren Fortschritt behindern könnten?
Unterstützung oder Ressourcen, die vom Team benötigt werden:
- Wie hoch ist Ihre Arbeitsbelastung im Moment in Prozent?
- Wie können wir Sie dabei unterstützen, den Erfolg Ihres Projekts zu sichern?
- Welche Ressourcen oder Unterstützung brauchen Sie für die Zukunft?
Projekte oder Aufgaben in der Pipeline für die laufende Woche:
- Welche anstehenden Projekte oder Aufgaben wollen Sie in dieser Woche bewältigen?
- Was haben Sie bei unserem letzten Check-in gelernt, das Sie in Zukunft anwenden können?
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🤝 F ragen zum Beziehungs-Check-in
Beziehungs-Check-in-Fragen können eine gute Möglichkeit sein, Ihre Mitarbeiter besser zu verstehen. Auf diese Weise können sie eine transparente und offene Kommunikation über ihre Gefühle gegenüber dem Management und dem Arbeitsplatz fördern.
Fragen zum Beziehungs-Check-in können folgende sein:
Einholung von Feedback von den Mitarbeitern:
- Was gefällt Ihnen an unserer Zusammenarbeit am besten?
- Gibt es etwas, das Sie an unserer Arbeitsbeziehung ändern möchten?
- Erfülle ich Ihre Erwartungen als Führungskraft?
- Welche Verbesserungen in unserer Dynamik möchten Sie empfehlen?
- Auf einer Skala von 1 bis 10 (wobei 10 der höchste Wert ist), wie groß ist Ihrer Meinung nach unser gegenseitiges Vertrauen?
Bewertung der Karrierepläne der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens:
- Sind Sie mit Ihrer derzeitigen Position zufrieden?
- Was sind Ihre jüngsten Erfolge, sowohl persönlich als auch beruflich?
- Haben Sie das Gefühl, dass Sie in Bezug auf Ihre berufliche Laufbahn auf dem richtigen Weg sind?
- Welche Unterstützung brauchen Sie, um Ihre Karriereziele zu erreichen?
📈 Fragen zur Leistungsüberprüfung bei Sitzungen
Sie können Ihre Kontrollbesprechungen mit Ihren direkten Untergebenen nutzen, um ihnen Feedback zu ihren Leistungen zu geben und gemeinsam auf die Erreichung bestimmter Ziele am Arbeitsplatz hinzuarbeiten. Dies kann eine ausgezeichnete Gelegenheit sein, um eine Leistungsbeurteilung durchzuführen, in der Sie Wissenslücken und aktuelle Leistungen besprechen und bei Bedarf Klarstellungen zur Rolle vornehmen.
Zu den Fragen der Leistungskontrolle können folgende gehören:
Erledigung einer Aufgabe oder eines Projekts:
- Welche konkrete Aufgabe hat Ihnen diese Woche geholfen, einen Schritt weiterzukommen?
- Können Sie uns den Bericht über Ihr letztes Projekt mitteilen?
- Wenn Sie erfolgreich waren, was war die schwierigste Aufgabe, die Sie bei diesem Projekt zu bewältigen hatten?
- Wenn es zu Verzögerungen kommt, was kann Ihrer Meinung nach in Zukunft getan werden?
- Welche kurz- und langfristigen Ziele möchten Sie für den Erfolg dieses Projekts setzen?
- Wie arbeiten Sie darauf hin, Ihre Ziele zu erreichen?
- Gibt es bemerkenswerte Errungenschaften bei Ihren aktuellen Aufgaben oder Projekten, die Sie mitteilen möchten?
Gesamtleistung des Mitarbeiters:
- Wie fühlen Sie sich in Ihrer derzeitigen Position?
- Was sind Ihre Stärken und Schwächen als Arbeitnehmer?
- Glauben Sie, dass Sie Ihre Stärken ausreichend ausschöpfen?
- Wie arbeiten Sie daran, Ihre Schwächen zu überwinden?
- Wie sehen Sie die Entwicklung Ihrer Rolle in den nächsten 1/3/5 Jahren?
- Gibt es spezielle Ausbildungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten, bei denen wir Sie unterstützen sollen?
👩⚕️ Fragen zum Check-in der psychischen Gesundheit
Die psychische Gesundheit ist für die meisten Arbeitnehmer ein wichtiges Thema, da sie ihre Arbeitsleistung beeinträchtigen kann. Laut einer Studie haben 92 % der Arbeitnehmer psychische Probleme, die sich auf ihre Arbeit auswirken. 8 von 10 Arbeitnehmern achten bei der Wahl ihres Arbeitgebers auf die Unterstützung ihrer psychischen Gesundheit. Das bedeutet, dass Fragen zur psychischen Gesundheit bei Ihren Kontrollbesuchen eine gute Möglichkeit sind, ihnen die Unterstützung zu bieten, die sie brauchen.
Einige Fragen zur Überprüfung der psychischen Gesundheit sollten enthalten sein:
- Auf einer Skala von 1 bis 5 (wobei 5 der höchste Wert ist), wie hoch ist Ihr derzeitiges Stressniveau?
- Wodurch fühlen Sie sich gestresst?
- Wodurch fühlen Sie sich ängstlich, und wie oft treten diese Gefühle auf?
- Sind Sie mit Ihrer Arbeit zufrieden? Was würden Sie gerne ändern, um glücklicher zu werden?
- Was motiviert Sie bei der Arbeit und im Leben im Allgemeinen?
- Was inspiriert Sie bei der Arbeit und im Leben im Allgemeinen?
- Wie gehen Sie mit Ihren Gefühlen um?
- Was hilft Ihnen, bei der Arbeit produktiv und konzentriert zu bleiben?
- Was sind die Dinge, für die Sie dankbar sind?
- Was machen Sie in Ihrer Freizeit, um sich zu entspannen?
- Wie praktizieren Sie Selbstfürsorge?
😊 Lustige Fragen zum Einchecken
Manche Gespräche müssen nicht unbedingt ernst sein. Manchmal kann ein leichter Einstieg ein guter Eisbrecher sein, damit sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie über ihre Gefühle bei der Arbeit sprechen.
Einige lustige Check-in-Fragen, um das Eis während der Treffen zu brechen, können sein:
- Was war das erste, woran Sie heute beim Aufwachen gedacht haben?
- Was steht ganz oben auf Ihrer Wunschliste, das Sie gerne mit anderen teilen würden?
- Was ist etwas Interessantes aus Ihrer Familiengeschichte?
- Was ist Ihr geheimes Talent?
- Wenn Sie sich eine Superkraft aussuchen könnten, welche wäre das und warum?
- Wenn Sie der ganzen Welt in diesem Moment etwas sagen könnten, was würden Sie sagen?
- Welches ist Ihr Lieblingsfilm und warum?
- Was ist Ihr Traumziel?
- Welches ist Ihr Lieblingsreiseziel unter all den Orten, an denen Sie schon waren, und warum?
- Wenn es Zeitreisen gibt, möchten Sie dann in die Vergangenheit oder in die Zukunft reisen?
🖥️ Check-in-Fragen für virtuelle Meetings
Die Herausforderung bei virtuellen Besprechungen besteht darin, Ihr Team dazu zu bringen, zuzuhören und sich zu konzentrieren. Sie müssen also dafür sorgen, dass sie genauso fesselnd sind wie bei persönlichen Treffen. Sorgen Sie dafür, dass das gleiche Maß an Engagement vorhanden ist, damit sich Ihre Mitarbeiter während der Besprechungen wohlfühlen. Sie können ihnen lustige Fragen stellen oder sie bitten, schriftliche Antworten zu verfassen, die Sie dann in der Sitzung besprechen können.
Einige Check-in-Fragen, die Sie hinzufügen können, um virtuelle Meetings interessant zu gestalten, sind:
- Was ist das Beste an der Arbeit aus der Ferne?
- Was ist Ihr Lieblingsplatz in Ihrem Heimbüro?
- Was würden Sie gerne an Ihrem Heimbüro ändern?
- Wie verbringen Sie Ihren freien Tag?
- Wie setzen Sie Grenzen nach der Arbeitszeit, wenn Sie aus der Ferne arbeiten?
- Was würden Sie gerne an der Idee der Telearbeit ändern?
- Sind Sie bei der Arbeit von zu Hause genauso produktiv wie in einem Büro?
- Was würde Ihnen die Arbeit erleichtern?
- Welchen Herausforderungen begegnen Sie beim Umgang mit Ablenkungen?
- Wie verhindern Sie Burnout?
- Sind virtuelle Teamsitzungen für Sie belastend? Wie können wir das bewältigen?
- Welche Remote-Tools werden Ihnen helfen? Sind die vorhandenen Ressourcen und Werkzeuge ausreichend?
🗣️ Warum sind Check-ins wichtig?
Verbesserung der Zusammenarbeit im Team
Wenn Ihre Teammitglieder regelmäßig miteinander kommunizieren, ist es einfacher, Aufgaben zu delegieren oder gemeinsam daran zu arbeiten. Es wird auch einfacher für Sie und Ihre Kollegen, sich auszutauschen und sich über die Arbeit zu verbinden, was die Zusammenarbeit im Team fördern kann.
Festlegung von Unternehmens- und individuellen Zielen und Vorgaben
Bei Check-in-Sitzungen können Manager dies als eine gute Gelegenheit nutzen, um die neuen Ziele zu besprechen und ein Brainstorming darüber durchzuführen, wie sie ihre Ziele gemeinsam erreichen können.
Auf diese Weise können die Mitarbeiter erkennen, was sie vorrangig behandeln müssen.
Und wenn Sie sich regelmäßig treffen, können Sie die Fortschritte verfolgen und ihnen helfen, die richtige Richtung einzuschlagen.
Möglichkeiten zur gemeinsamen Lösung eines Problems erkennen
Eine der Fähigkeiten, über die Manager verfügen sollten, ist das Erkennen potenzieller Herausforderungen, die die Qualität oder Produktivität eines Projekts, an dem das Team gerade arbeitet, beeinträchtigen. Durch Check-Ins mit Ihren Kollegen können Sie potenzielle Risiken oder Herausforderungen für bestimmte Aufgaben diskutieren.
Schaffung eines Gefühls der Verantwortlichkeit
Bei Check-in-Sitzungen können sich die Mitarbeiter über die Fortschritte der einzelnen Projekte austauschen und eine Diskussion zur Bewertung führen. Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, Verantwortung für ihre Projekte zu übernehmen, und kann ihre Motivation erhöhen, sich für eine gute Qualität der Ergebnisse einzusetzen.
🤩 Wie Sie die Produktivität von Meetings und das Engagement der Teilnehmer mit Check-in-Fragen verbessern können: 6 hilfreiche Tipps
Check-in-Meetings sind wichtig, um die Zusammenarbeit, Kommunikation und Abstimmung im Team zu fördern. Es ist jedoch eine Herausforderung, die Besprechung produktiv zu halten und die Mitarbeiter zur Teilnahme zu bewegen.
Im Folgenden finden Sie praktische Tipps, wie Sie Ihre Check-in-Fragen verbessern können.
Eine klare Tagesordnung festlegen
Unabhängig davon, ob es sich um eine Leistungsüberprüfung, ein Projekt oder eine Aufgabe oder einfach nur um ein allgemeines Gespräch handelt, kann die Festlegung des Zwecks der Besprechung zu Beginn des Gesprächs dazu beitragen, die Erwartungen festzulegen und zu verhindern, dass die Diskussion entgleist.
➡️Come zu Ihren 1:1-Gesprächen vorbereitet. Hier finden Sie einige Vorlagen für Einzelgespräche, die Ihnen dabei helfen, Ihre Treffen zu strukturieren und zu organisieren.
Beginnen Sie mit einfachen Fragen
Es ist immer eine gute Idee, mit einer einfachen Frage nach dem Befinden des Mitarbeiters zu beginnen, um das Gespräch auf einer persönlichen Ebene zu beginnen. Fragen Sie dann, ob sie bei der Arbeit Unterstützung brauchen, um eine Beziehung aufzubauen und ihnen das Gefühl zu geben, dass man sich um sie kümmert.
Denken Sie daran, dass der Mitarbeiter das Gespräch führen sollte, damit er alle möglichen Probleme mit Ihnen frei besprechen kann.
"Um das Engagement der Mitarbeiter in diesen Gesprächen aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, das Gespräch zwanglos zu beginnen und offen dafür zu sein, persönliche Dinge mitzuteilen oder Geschichten zu erzählen, um Empathie oder Mitgefühl zu zeigen. Bleiben Sie offen und einfühlsam für Situationen, die bei Leistungsüberprüfungen auftreten können, und hören Sie aktiv zu. Jarir Mallah, HR-Spezialist und Einstellungsleiter bei Ling App.
Stellen Sie offene Fragen
Die beste Möglichkeit, die Teilnahme zu fördern, sind offene Fragen, die Diskussionen, Meinungen, Einsichten oder Erfahrungen eröffnen können.
Fragen Sie z. B. statt "Finden Sie diesen Plan gut?" lieber "Was sind die Vor- und Nachteile dieses Plans?" oder "Was würden Sie an diesem Plan gerne ändern?". Das weckt die Neugier und das kritische Denken und gibt Ihren Mitarbeitern das Gefühl, wertgeschätzt und gehört zu werden.
Feiern Sie große und kleine Erfolge
Nehmen Sie sich bei Ihren Kontrollbesuchen Zeit, um große und kleine Erfolge anzuerkennen und zu würdigen.
Bedanken Sie sich bei Ihren Teammitgliedern dafür, dass sie ihre Gedanken mitgeteilt haben, feiern Sie ihre Leistungen und erkennen Sie ihre Stärken an. Auf diese Weise können Sie die Mitarbeiter zur Teilnahme ermutigen und sie dazu bringen, sich während der Sitzungen zu Wort zu melden, um Fragen zu stellen und Empfehlungen oder Vorschläge zu machen.
Fortschritte verfolgen und bei Bedarf anpassen
Überwachen Sie ständig die Effektivität Ihrer Check-in-Sitzungen und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen an der Tagesordnung, der Häufigkeit, dem Format oder den Fragen vor, um sie produktiver und effektiver zu gestalten. Wenn Sie die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten, können Sie Ihre Check-in-Meetings besser auf Ihre Ziele abstimmen.
Feedback einholen und rekapitulieren
Erlauben Sie Ihren Teammitgliedern mitzuteilen, wie Check-in-Meetings verbessert werden können. Überprüfen Sie die Muster für die 1-on-1-Sitzungen und führen Sie Änderungen auf der Grundlage ihrer Vorschläge ein. Auf diese Weise können Sie Ihre Besprechungen ansprechender und effektiver gestalten.
➡️ Mit Zavvy bessere Check-in-Meetings durchführen
Die Strukturierung effektiver Check-in-Meetings kann dazu beitragen, eine bessere Verbindung zu Ihren Mitarbeitern aufzubauen. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Check-in-Fragen zu stellen, die Konsistenz und Verantwortlichkeit fördern und Ihre Besprechungen engagierter und dynamischer machen.
Zavvy kann Ihnen helfen, produktive Meetings durchzuführen:
- Automatische Erstellung von Kalenderereignissen für alle Teilnehmer an den Besprechungen.
- Einrichten verschiedener Arten von Kontrollgesprächen mit demselben Mitarbeiter (z. B. Leistungskontrollen, Entwicklungsgespräche usw.)
- Erstellung von Impulsfragen für Besprechungen, um Blockaden, Aufgabenbelastung, Wohlbefinden der Mitarbeiter und vieles mehr zu erfassen.
- Festlegung einer gemeinsamen Agenda, die Sie und Ihre Teammitglieder vor den 1:1-Gesprächen besprechen können, um eine Abstimmung zu gewährleisten.
- Speichern Sie Aktionspunkte, die Sie verfolgen und bei Ihrem nächsten Check-in nach Prioritäten ordnen können.
- Aufzeichnung privater Notizen, die Ihnen helfen, Check-Ins kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern.
Die KI-gesteuerte Software für Einzelgespräche von Zavvy hilft Ihnen, langweilige und unproduktive Meetings in strukturierte, organisierte und interaktive Check-in-Meetings zu verwandeln, die die Teammitglieder einbinden und die Leistung des Unternehmens steigern können.
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❓ FAQs
Welche Arten von Check-in-Fragen eignen sich für die verschiedenen Arten von Sitzungen?
Ob es sich um 1:1-Sitzungen oder Gruppensitzungen handelt, die richtigen Check-in-Fragen hängen von der Tagesordnung der Sitzung ab. Fragen zur Beziehung und zur psychischen Gesundheit werden idealerweise bei 1:1-Sitzungen verwendet, während Fragen zur Leistung häufig bei Gruppensitzungen gestellt werden. Lustige Check-in-Fragen können auch ein guter Eisbrecher für 1:1-Sitzungen oder Gruppentreffen sein.
➡️ Sie fragen sich, wie Sie das Team effektiv über seinen Manager informieren können? Probieren Sie diese Fragen aus, um die Diskussion in Gang zu halten.
Wie führt man ein gutes Check-in-Meeting durch?
Die Festlegung einer klaren Tagesordnung kann dazu beitragen, dass Ihre Check-in-Sitzungen produktiv und interessant werden. Beginnen Sie den Check-in mit lockeren Fragen und lassen Sie Raum für den Austausch persönlicher Anekdoten. Zeigen Sie auch Einfühlungsvermögen für zusätzliche Erkenntnisse, die sie mitteilen könnten. Letztlich geht es darum, aktiv zuzuhören, um die Anliegen der Mitarbeiter besser zu verstehen.
Wie stellen Sie Fragen zu den Karriereplänen des Mitarbeiters?
Es ist wichtig, dass Sie die Karriereziele Ihrer Mitarbeiter einschätzen, damit Sie sie bei Bedarf unterstützen können. Ihre Fragen sollten:
- Seien Sie ergebnisoffen, um ein gutes Maß an Selbstreflexion zu fördern.
- Helfen Sie bei der Ermittlung ehrgeiziger Karriereziele, indem Sie eine offene und ehrliche Kommunikation über ihre Pläne fördern.
- Bringen Sie ihre persönlichen Ziele mit den Unternehmenszielen in Einklang, damit Sie ihnen helfen können, diese zu erreichen.
Wenn Sie in einem Entwicklungsgespräch die richtigen Fragen stellen, können Sie den Wissensstand und die Fähigkeiten Ihres Mitarbeiters einschätzen, um künftige Führungsmöglichkeiten zu erkennen.
